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Dokumentenmanagement und Schreibtisch-Ordnung

Aktenstapel auf dem Schreibtisch verhindern zügiges konzentriertes Arbeiten und erschweren die Übersicht. Überall in den Büros sieht man auf den Schreibtischen mehr oder weniger hohe Papierstapel. Das steht in deutlichem Gegensatz zu den sonst so modern eingerichteten Büros mit den fortschrittlichsten Büromaschinen und Computern. Hat man bisher gehofft, damit die Papiernöte zu überwinden, kann man diese Hoffnung nur noch bei unverbesserlichen Optimisten antreffen. Niemand liebt die Papierstapel. Jeder hat sie. Kaum einer kann sie verhindern. Wie kommt es dazu?

Der Arbeits- und Papierstau

Ein Papierstapel ist nichts anderes als ein Papierstau. Wie entsteht ein Stau? Ein Stau dürfte dann entstehen, wenn ein Engpass besteht, der Zufluss größer ist als der Abfluss. Welche Abhilfe gibt es?

Folgende Alternativen gibt es:
  • Der Zufluss wird gestoppt oder reduziert
  • Der Zufluss wird ganz oder teilweise umgeleitet.
  • Der Engpass wird vergrößert oder beseitigt.
  • Der Abfluss wird verstärkt.

Zur Einleitung solcher Maßnahmen sind hilfreich die Übersicht über Art und Größe des Zuflusses, des Engpasses und der Möglichkeiten der Umleitung. Über Arbeits- und Papierstaus an den Arbeitsplätzen in den Büros, die überall zu beobachten sind, wollen wir uns daher Übersicht verschaffen. Wir wollen sie analysieren und überlegen, wie die genannten 4 Alternativen angewendet werden können.

Der Arbeitsstau

Der Umsatz steigt, der Konkurrenzdruck wird größer, die Aufgaben wachsen, die Wünsche werden größer, die interessanten Informationen nehmen zu, die technischen Möglichkeiten steigern sich, das notwendige Wissen nimmt überhand, die Verantwortung wächst. Das ist der Zufluss, der auf den '24-Stunden-Engpaß des Menschen' stößt. Durch hektische Aktivität, lange Arbeitszeiten, schlaflose Nächte, Kaffee, Zigaretten, Pillen (neuerdings sogar Drogen) wird versucht, den Engpass zu erweitern.

Das gelingt aber nur zum Teil oder nur für eine bestimmte Zeit. Hier spielt auch Psychologisches hinein. Hektik unterbindet schöpferische Gedanken. Das wirkt sich so aus, dass man sich unbewusst in Routinearbeiten und unproduktives Tun ergeht. Unbedeutende Kleinigkeiten werden dann erledigt, Aktenberge gewälzt, in Akten geblättert. Gerade das letzte scheint uns oft ein willkommenes Alibi zu sein. Wie anders ist es zu erklären, dass Sammelakten in Form von Briefordnern, Schnell- und Hängeheftern, umfangreichen Loseblattablagen, so beliebt sind.

Das mag manchem Leser völlig übertrieben erscheinen. Viele aber, die die geschilderten Zeit- und Schreibtischprobleme haben, werden manches Bekannte wiederfinden. Bezogen auf den einzelnen Arbeitsplatz müssen wir uns daher zuerst Übersicht über Art und Größe des Zuflusses verschaffen. Das geschieht am besten schriftlich auf Planblättern. Sortiert nach Dringlichkeit und Wichtigkeit werden sie auf Plantafeln aufgesteckt. Ist der Zufluss auf Dauer zu groß, muss er reduziert (z.B. Leseprogramm wird verkleinert) oder umgeleitet werden (z.B. andere Arbeitsverteilung). Der Engpass weitet sich meist schon von selbst, wenn nach dem nach Prioritäten festgelegten Aufgabenplan abgearbeitet wird. Dann geschieht wirklich Wichtiges, Produktives und die Arbeitsleistung steigt um ein Vielfaches. Unwesentliches bleibt dann auf der Strecke und erledigt sich oft von selbst. Sie kennen sicherlich den Spruch:

Es ist nichts so eilig, als dass es sich nicht durch längeres Liegen
von selbst erledigt.

Der Abfluss kann verstärkt werden durch mehr Delegieren von Aufgaben. Bei den vielen Pleiten heutzutage werden oft Managementfehler verantwortlich gemacht. Das Grundübel scheint tatsächlich darin liegen, dass die Strategie nicht stimmt. Die Verwirrung darüber, was Wichtig und Unwichtig ist, ist oft selbst bei intelligenten dynamischen Menschen groß.

Dringliche Aufgabe für jede Führungskraft

Es gibt nach unserer Auffassung kaum eine dringlichere Aufgabe für eine Führungskraft als Bestandsaufnahme zu machen und sich einer Methode zu bedienen, die diese Probleme löst.


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